マニュアルを作成しておくことで、さまざまな仕事を円滑に進めることができます。工場の作業においても例外ではなく、教育や効率化に大いに役立っています。そこで、本記事では工場で使用するマニュアルというテーマに特化して、作成ステップとポイントについて紹介していきます。
工場での作業マニュアルの作り方！具体的なステップとポイントを解説します
マニュアルは正しい使い方を覚えることで、製品を安心して正しく使用するためのものです。
仕事においても、業務を正しく行うために、作業ごとにマニュアルが用意されているのが理想です。
そこで、今回は工場の仕事で使われるマニュアルの必要性や役割、作り方の手順についてご紹介していきます。
1.マニュアルの必要性
そもそも工場の仕事におけるマニュアルの必要性はなんでしょうか。
必要性についてきちんと理解してからマニュアルの作成に入り、読み手の欲しい情報を記載できるようにしましょう。
1-1.作業品質を一定以上にする
マニュアルを通して正しい作業手順や品質水準を作業員に知ってもらうことで、作業品質を一定以上に維持することができます。
工場にとって作業や製品の質を一定以上に保つことは非常に大切です。
製品の提供先から見た時に、質の良いものがある一方で、悪いものも混じっていたら信頼を得られなくなってしまいます。
品質の不安定さが不信感を与えてしまい業績にも影響が出てしまいかねません。
作業や製品の質に関して悩みを抱えている工場はマニュアルを作ることが、課題解決の一歩になることでしょう。
1-2.教育時間の短縮
職場に新人の従業員が入ったとき、ある程度仕事ができるようになるまでは研修が必要です。
新人教育が必要になったタイミングでマニュアルがあれば、基本的な作業内容については上司や先輩の手を都度借りることなく自分で覚えていくことができます。
反対に、整備されたマニュアルがない場合は、すべてを人から教わる必要があり、聞く方も教える方も双方に手間と時間がかかってしまいます。
教育時間の短縮によって新人の即戦力化が可能になるだけでなく、上司や先輩の教育の手間も減らすことができるのです。
1-3.作業フローの改善ができる
従業員が作業でミスしたとき、マニュアルがあればどこに課題があって、どこを改善すればいいのか全体の流れを振り返って確認することができます。
マニュアルがあれば上司や先輩につきっきりで確認してもらうことなく、ひとりで作業を改善することも可能でしょう。
このように、マニュアルをつくることで作業におけるミスや無駄を減らすことができ、その結果として生産性の向上につなげることができます。
2.工場での作業マニュアルに記載しておきたい項目
マニュアルの必要性について紹介してきましたが、それぞれの役割を果たすための項目を記載しなくては機能しません。
以下で紹介している項目については記載して、読み手が何をすれば良いかわかるようにマニュアルを作成していきましょう。
2-1.作業手順
マニュアルに欠かせないのが作業手順です。
一連の流れを説明することで、マニュアルを見るだけで誰でもその作業ができるようになりますし、正しいやり方を明記することで本来の作業方法から逸脱していないか改めて確認するのにも役立ちます。
また、作成段階で作業の棚卸しや、手順の見直しが行われますので、マニュアル上に作業手順を落とし込むだけで、業務改善につながる可能性もあります。
2-2.作業のコツ
ただ手順を記載するだけでも効果はありますが、より効果的なマニュアルに仕上げるためにもコツなどがあれば記載しましょう。
コツが分かれば作業スピードが速くなり、新人のスキルも早く身につきやすくなります。
2-3.トラブル対応方法
工場での業務においてトラブルはつきもの。
トラブルの対処方法についても記載しておきましょう。
作業中にトラブルが起きた時に正しく対処できれば被害を最小限に抑えられます。
起こる可能性が高いトラブルや過去に実際に起こったトラブルを例に挙げ、対処方法を記載することで実用性の高いマニュアルになります。
作成の際は、どのようなトラブルが起こりやすいか現場の従業員の意見を聞いて記載内容を練ってみても良いでしょう。
2-4.チェックリスト
作業をするにあたって理解しておくべきことや確認すべきことをチェックリストでまとめておくと親切な設計になります。
自分の作業内容を振り返るとき、マニュアルを最初から読み直さなくても、チェックリストのあるページだけを確かめるだけで簡単に振り返れます。
また、チェックリストがあれば作業の漏れも減るため、作業項目ごとに記載しておくと良いでしょう。
2-5.お手本
可能であれば画像や動画を使い、作業のお手本を掲載しておくと視覚的に理解しやすくなります。
文章だけでは伝え切れない作業内容である場合に有効なので、適度に画像や動画を活用した方がわかりやすいマニュアルに仕上がります。
2-6.悪い例
マニュアルといえば正しい手順や方法のイメージを持つ方が多いと思いますが、お手本とは逆に、悪い例も載せることでも理解が深まります。
お手本とともに悪い例を記載していれば、ミスをした時に気づきやすくなります。
ミスに気づかずに作業を進めてしまうことがなくなるため、生産性の向上にも役立てることが可能です。
3.工場作業のマニュアルの作り方
記載する内容がわかったところで実際に工場作業のマニュアルの作り方について紹介していきます。
以下の手順を踏んで実際に工場作業で使用できるマニュアルを作成しましょう。
3-1.作業の流れをリストアップ
まずは工場内で行われている作業を全てリストアップしましょう。
経営陣だけで作業のリストアップをしていると見落としもあるので、現場で作業している従業員にヒアリングするのがおすすめです。
一連の流れを把握したら適切なところで分けて、それぞれの作業ごとにマニュアルを作りましょう。
3-2.改善案を考える
生産効率を高めるために欠かせないのが、効率の良い作業手順をマニュアルに記載することです。
現在の作業を記載するだけでも効果はありますが、より効率の良い作業法やフローを記載できるとより良いマニュアルに仕上げることができます。
正しいやり方を従業員に周知することで全体の作業スピードが速くなり、生産性の向上が期待できます。
現場へのヒアリングを通してより効率的なやり方を探してみましょう。
3-3.マニュアルの素材を集める
マニュアルを作る際、わかりやすい内容のものにする必要があります。
必要な情報が記載されていたとしても、説明がわかりづらいと効果が出にくいです。
特に工場での業務においては、文字だけでなく写真や動画も活用することで、文章での説明が難しい業務でも伝わりやすいマニュアルを作ることが可能です。
画像や動画を通して実際の作業の様子を見せることでより理解が深まり、ミスを減らすことができますし、作業内容を言葉で説明する手間が省けるので、作成側にとっても便利です。
できる限り現場に足を運び、必要な素材を集めましょう。
3-4.フォーマットやデザインを整える
画像や動画といった素材が集まったら、従業員が見やすいようにフォーマットやデザインを整えましょう。
文字のフォントやレイアウトのデザインによってマニュアルの見やすさが決まります。
画像や動画はそのまま使用するのではなく、文字入れなどの編集をすることでよりわかりやすく作業内容を伝えることができるでしょう。
実際にマニュアルが完成したら従業員に配布しましょう。
3-5.実際に運用してアップデートしていく
一度完成した後もマニュアルにはアップデートが必要になります。
その際、現場で働く人たちの意見も積極的に取り入れ、作業に関わる従業員全員でマニュアルを作り上げることが大切です。
従業員の理解が深まって生産性を高めるためにも、実際にマニュアルを運用してみて改善点があれば内容をアップデートし、より良いマニュアルを目指しましょう。
4.工場作業のマニュアル作成はDojoウェブマニュアルフリーが無料で解決
今回は、工場におけるマニュアルの重要性やその作り方について紹介してきました。
工場でのマニュアルの役割は生産性の向上のためには必要不可欠と言っても良いでしょう。
しかし、マニュアル作成には時間がかかるほか、デザインや画像・動画編集の知識が必要になってきます。
これらの手間を省きつつマニュアルを作成するために、工場などの現場作業に特化した無料のマニュアル作成ツール「Dojoウェブマニュアルフリー」の利用がおすすめです。
最大の特長はスマホでマニュアルの作成、閲覧、管理が完成することです。
パソコンがないような現場でも効果を発揮し、スマホで撮影した写真や動画がマニュアルで使えるので、SNS感覚で作成、閲覧が可能です。
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